Audit i Certyfikacja

RODZAJE AUDITÓW:
Podczas wdrażania systemu zarządzania spotkamy się z dwoma rodzajami auditów:

I. Pierwszy z nich to AUDIT WEWNĘTRZNY (tzw. audit pierwszej strony) - jest on przeprowadzany wewnątrz organizacji przez jej pracowników (kompetentnych auditorów wewnętrznych), aby potwierdzić, że wdrożony system zarządzania jest skuteczny.

Jak wygląda audit wewnętrzny (na czym polega)?

W Systemie Zarządzania funkcjonuje szereg różnego rodzaju dokumentów – procedur, instrukcji, formularzy itp. Dokumenty te wskazywać będą sposób postępowania w różnych sytuacjach, związanych z pracą poszczególnych działów w firmie. System Zarządzania jest tak skonstruowany, aby zapewnić, że wszystkie postanowienia zawarte w tych dokumentach są przez pracowników stosowane i przestrzegane. Przestrzeganie postanowień zawartych we wspomnianych dokumentach jest sprawdzane właśnie przy pomocy auditów wewnętrznych.

Na podstawie sporządzonego harmonogramu auditów, pracownicy każdej komórki organizacyjnej będą wcześniej wiedzieć kiedy pojawią się u nich auditorzy. Około tygodnia przed planowanym auditem, auditor wiodący uzgodni z Kierownikiem danej komórki organizacyjnej dokładny termin wizyty i zakres auditu.

O ustalonej godzinie rozpocznie się wizyta auditora lub zespołu auditowego. Będą oni zadawać szereg pytań dotyczących pracy całego działu, będą oglądać dokumenty związane z działalnością działu, a przede wszystkim będą rozmawiać z poszczególnymi pracownikami. Trzeba sobie zdawać sprawę, że znalezienie w trakcie auditu niezgodności nie świadczy o złej pracy wydziału czy poszczególnych osób, nie stanowi podstawy do jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Wręcz przeciwnie, działania korygujące i zapobiegawcze mają pomóc w znalezieniu słabych punktów i ich odpowiednio wczesnym usunięciu. Takie działania wpłyną na doskonalenie pracy całego wydziału. Należy pamiętać, że AUDIT NIE JEST KONTROLĄ i celem auditu nie jest w żadnym wypadku szukanie winnych.

Wyniki auditu są wykorzystane przez kierownictwo jako narzędzia poprawy funkcjonowania firmy, stanowią ważne źródło informacji o jego sytuacji wewnętrznej, pomogą  znależć nieprawidłowości i skorygować niezgodności.

Przyczyniają się do ciągłego doskonalenia wdrożonego systemu zarządzania.

II. Drugi rodzaj auditów to: AUDIT ZEWNĘTRZNY, może mieć dwojaki charakter:

·            audit drugiej strony , czyli audit prowadzony przez jedną firmę u drugiej (np. gdy firma audituje swojego dostawcę).

Dzięki takiemu auditowi firma ma możliwość zdobycia informacji potrzebnych do dokonania wyboru i klasyfikacji swoich dostawców.

·            audit trzeciej strony - audit niezależnej organizacji np. certyfikujący

Audit certyfikujący jest ostatnim etapem wdrożenia systemu zarządzania. Jest to „usystematyzowane i niezależne badanie, którego celem jest ocena i stwierdzenie, czy działania odnoszące się do jakości i ich wyniki są zgodne z zaplanowanymi ustaleniami oraz, czy ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów”.

Przeprowadzają go auditorzy akredytowanej, niezależnej od organizacji i jej klientów jednostki certyfikującej, która została wcześniej wybrana przez firmę.

Pozytywnie przeprowadzony proces certyfikacji zostaje uwieńczony przyznaniem, przez jednostkę certyfikującą stosownego dokumentu – certyfikatu stwierdzającego, że system zarządzania obowiązujący w naszej Firmie spełnia zasady i wymagania określone w normie.

Ważność certyfikatu trwa trzy lata. Firma certyfikująca prowadzi w tym czasie nadzór nad systemem  w danym przedsiębiorstwie. Co najmniej raz w roku przeprowadza audity nadzoru, aby mieć pewność, że przedsiębiorstwo w pełni przestrzega wymagań normy. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości certyfikat może zostać zawieszony, ograniczony, a także może grozić odmowa odnowy certyfikatu.

Po trzech latach ważność certyfikatu zostaje przedłużona na kolejne trzy lata poprzez przeprowadzenie tzw. auditu re-certyfikacyjnego.